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Nómina electrónica: definición y ventajas

nómina electrónica dian

La nómina electrónica es un documento digital que equivale a la nómina tradicional de los empleados. Sin embargo, en el caso de la nómina electrónica, este documento no está impreso en papel, sino que el soporte que utiliza es un archivo digital que se envía directamente al correo electrónico del empleado, que tiene acceso directo a su nómina siempre que quiera, y en un tiempo menor.

La DIAN ha exigido la generación de soportes de pago de nómina electrónica, como un complemento a la facturación electrónica.

El artículo cuatro de la resolución 0013 de febrero 11 de 2021 señala lo siguiente:

Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.

La nómina electrónica se realiza a partir de distintos programas destinados a tal función, su desarrollo es además más cómodo en el caso de las nóminas tradicionales, puesto que estos programas tienen gran parte de sus funciones automatizadas. Aunque se pueden encontrar en diferentes formatos, el mas común un archivo PDF, con opción de ser directamente imprimible en caso que llegue a ser necesario.

Las ventajas de la nómina electrónica

La tendencia de avanzar hacia un mundo digitalizado está imponiéndose a pasos agigantados gracias a los muchos beneficios que tiene para la empresa, desde la optimización de los procesos hasta una significativa reducción de costos.

    • Ayuda a ganar tiempo: por la mayor facilidad y rapidez en su generación, que podemos automatizar, envío y también gracias al autoarchivado, reduce el tiempo de consulta.
    • Ahorro económico y ecológico: La nómina electrónica supone un ahorro económico y ecológico, puesto que no requiere del uso de papel para darle soporte.
    • Mayor accesibilidad: su generación digital facilita la recuperación de documentos.

Periodo de generación de la nómina electrónica

Si la empresa está obligada a tener factura electrónica, el proceso empieza el 31 de mayo del 2021, y el calendario para la implementación de la nómina electrónica es el siguiente:

nómina electrónica

La nómina electrónica se debe generar mensualmente sin considerar el periodo de pago del salario acordado con los trabajadores.

Si el empleador paga quincenalmente o semanalmente debe acumular sus nóminas en el mes respectivo para hacer el reporte mensual.

El plazo para enviar o reportar el soporte de pago de la nómina electrónica a la DIAN, son los 10 primeros días del mes siguiente al mes a reportar.

Lo que se pretende es que la DIAN revise y valide las liquidaciones hechas a cada empleado a través de un aplicativo de software que elija la empresa pero que dicha entidad debe aprobar, con el fin de comparar la información con las deducciones de los salarios y prestaciones sociales que se hacen en el impuesto a la renta.

Se deben reportar todos los contratos laborales que la empresa suscriba con sus empleados, así sea 1 solo, incluyendo el contrato de aprendizaje o prácticas. No se reportan los pagos por prestación de servicios.

Si estas interesado en conocer más acerca de como puedes gestionar la nómina electrónica   visita nuestro servicio de BPO contable el cual te ayuda con la nómina electrónica de tu empresa

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Santiago Parra

Santiago Parra

Ingeniero Industrial

Ingeniero industrial del Pascual Bravo, actualmente optando al título de especialista en finanzas y gerencia empresarial en la universidad Santo Tomás.

Posee experiencia en el sector retail, logística del transporte y metal mecánico, con amplios conocimientos en implementación, mantenimiento y auditoría de sistemas integrados de gestión ISO 9001 y seguridad y salud en el trabajo.

También es un profesional que se destaca por el manejo de la gestión del riesgo organizacional ISO31000 y responsabilidad social empresarial ISO26000. Así mismo cuenta con manejo y experiencia en el desarrollo planes de negocios, análisis de la productividad, análisis de métodos, tiempos y sistemas de trabajo y desarrollo de indicadores de gestión.

Janeth Morales

Janeth Moreno

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Janeth Moreno es nuestra Líder Comercial en Vena, es Contadora Pública del Polítecnico Jaime Izasa Cadavid, con Especialización en Gerencia de Mercadeo, cuenta con una experiencia de 20 años en empresas del sector Bancario y Cooperativo en cargos de dirección, apoyando el proceso de creación y fortalecimiento de empresas, así mismo siendo responsable de la colocación de créditos, liderazgo de personas, cumplimiento de indicadores, administración de oficina y liderando equipos comerciales. También he participado como Consultora Organizacional en áreas comerciales y administrativas. Es una persona que la caracteriza la alegría y espontaneidad con la que enfrenta la vida, compagina muy bien con las personas generándoles un ambiente ameno y de confianza.
Jorge Giraldo

Jorge Giraldo

Diseñador Gráfico
Jorge Giraldo es un profesional en Negocios Internacionales de la Universidad de Medellín preparado dentro de la línea de énfasis de Marketing Internacional y con experiencia en la promoción y gestión de contenidos en redes sociales, curaduría de los mismos y redacción para medios escritos e Internet. Es un amante del contenido y la comunicación, el deporte, la tecnología y la web. Con manejo de herramientas tecnológicas y facilidad para comunicarse y expresarse. Además, interesado por la planeación, la difusión y gestión de temáticas de índole cultural. Posee excelentes relaciones interpersonales para interactuar con equipos de trabajo, bien sea de cara al cliente o del lado de la organización. Jorge es muy comprometido y con capacidad para trabajar por iniciativa propia con el fin de obtener los resultados propuestos, incluso bajo presión, sin perder el enfoque ni la practicidad a la hora de resolver problemas.

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Vanessa Florez es nuestra Coordinadora Administrativa. Profesional en Contaduría Pública egresada del politécnico Jaime Isaza Cadavid, preparada para liderar las áreas contables en los diferentes cargos de la Contaduría para diferentes tipos de organizaciones garantizando la transparencia de las operaciones, la generación y aseguramiento de la información financiera y administrativa, observando la normativa contable, las disposiciones en materia tributaria, control y aseguramiento de la información. Es una profesional apta para analizar la situación financiera de las organizaciones, para el diseño de propuestas que les facilite el manejo de los recursos humanos y financieros propios y de terceros para lograr la sostenibilidad de las organizaciones.
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Álvaro Velásquez

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Álvaro Velásquez es nuestro Founder & CEO, Profesional en Ingeniería Industrial de la Universidad EIA, con especialización en alta gerencia, finanzas, gerencia de ventas. Buscando siempre mejorar la gestión empresarial. Tiene 20 años de experiencia trabajando en Consultoría. Es una persona comprometida y emprendedora con sus objetivos, siempre ve el lado positivo y saca provecho de cualquier situación a la que se enfrenta.

Tiene especial conocimiento en Áreas Directivas, Planeación, Comercial, Mercadeo, mejoramiento de procesos. Lo que lo hace un CEO con una visión holística del desarrollo empresarial que requiere una compañía. Docente Universitario desde el 2011 en Emprendimiento e Innovación.

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