La nómina electrónica es un documento digital que equivale a la nómina tradicional de los empleados. Sin embargo, en el caso de la nómina electrónica, este documento no está impreso en papel, sino que el soporte que utiliza es un archivo digital que se envía directamente al correo electrónico del empleado, que tiene acceso directo a su nómina siempre que quiera, y en un tiempo menor.
La DIAN ha exigido la generación de soportes de pago de nómina electrónica, como un complemento a la facturación electrónica.
El artículo cuatro de la resolución 0013 de febrero 11 de 2021 señala lo siguiente:
Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.
La nómina electrónica se realiza a partir de distintos programas destinados a tal función, su desarrollo es además más cómodo en el caso de las nóminas tradicionales, puesto que estos programas tienen gran parte de sus funciones automatizadas. Aunque se pueden encontrar en diferentes formatos, el mas común un archivo PDF, con opción de ser directamente imprimible en caso que llegue a ser necesario.
Las ventajas de la nómina electrónica
La tendencia de avanzar hacia un mundo digitalizado está imponiéndose a pasos agigantados gracias a los muchos beneficios que tiene para la empresa, desde la optimización de los procesos hasta una significativa reducción de costos.
- Ayuda a ganar tiempo: por la mayor facilidad y rapidez en su generación, que podemos automatizar, envío y también gracias al autoarchivado, reduce el tiempo de consulta.
- Ahorro económico y ecológico: La nómina electrónica supone un ahorro económico y ecológico, puesto que no requiere del uso de papel para darle soporte.
- Mayor accesibilidad: su generación digital facilita la recuperación de documentos.
Periodo de generación de la nómina electrónica
Si la empresa está obligada a tener factura electrónica, el proceso empieza el 31 de mayo del 2021, y el calendario para la implementación de la nómina electrónica es el siguiente:
La nómina electrónica se debe generar mensualmente sin considerar el periodo de pago del salario acordado con los trabajadores.
Si el empleador paga quincenalmente o semanalmente debe acumular sus nóminas en el mes respectivo para hacer el reporte mensual.
El plazo para enviar o reportar el soporte de pago de la nómina electrónica a la DIAN, son los 10 primeros días del mes siguiente al mes a reportar.
Lo que se pretende es que la DIAN revise y valide las liquidaciones hechas a cada empleado a través de un aplicativo de software que elija la empresa pero que dicha entidad debe aprobar, con el fin de comparar la información con las deducciones de los salarios y prestaciones sociales que se hacen en el impuesto a la renta.
Se deben reportar todos los contratos laborales que la empresa suscriba con sus empleados, así sea 1 solo, incluyendo el contrato de aprendizaje o prácticas. No se reportan los pagos por prestación de servicios.
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